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Assurer la synchronisation par un seul framework
Il est nécessaire de très rapidement envisager une migration de tous les workflows vers un seul et même outil.
La difficulté dépend du degré d’écart entre les équipes, que ce soit en termes d’outils, mais surtout en termes de sophistication des workflows et de détail des données (certains s’en servent pour des buts différents, par exemple le référentiel d’automatisation des tests).
Il est important que la synchronisation puisse être assurée sur un seul framework, avec une continuité entre les modules des équipes et ceux de la coordination ; la synchronisation des US, la consolidation des US en Epics/
épopées, les parcours clients et les dépendances entre backlogs l’exigent.
La possibilité d’extraire un fichier Excel d’un ancien outil pour le réinjecter après mise en forme dans nouveau, est relativement facile, sous la responsabilité d’un rôle dédié (expert dans le nouvel outil), et avec un accompagnement (formation, tutorat) ; mais les équipes sont réticentes à perdre du temps dans le transfert (surtout s’il y a de la (re)saisie), à adopter de nouvelles normes, à modifier leur workflow, à unifier leurs mesures, et parfois perdre des informations (ex de leur numérotation initiale, archives).
La préparation psychologique assurée par les coachs ne doit pas être négligée, et faire partie de l’accompagnement. Les règles de consolidation et les résultats attendus pour le pilotage doivent être établis avec le management, le product manager, mais doivent aussi impliquer les équipes elles-mêmes, puisque c’est leur outil de travail qui est en jeu. Le tout permettra de redonner une place aux PMO’s.
Réussir à mettre en commun des workflows
C’est le cas sur le programme que j’accompagne aujourd’hui.
Nous avons pallié à cela en définissant l’outil “maître” qui
contient tous les items (Business Epics, Enablers, Capabilities, Features et User Stories) qui décrivent et découpent les besoins depuis le
portfolio jusqu’aux trains / équipes avec des liens hypertextes dans les User
Stories vers le ou les éléments des équipes qui n’utilisent pas le même outil (et qui ne peuvent pas migrer).
Et je rejoins Jean-Claude, au-delà de l’outil, la plus grande difficulté réside dans la mise en commun des workflows et donc en filigrane des pratiques des différentes équipes et personnes, voire de leur compréhension de l’agilité.
